Входящий прием в 3PL: что замедляет и что ускоряет

Никто не хочет говорить о входящих сообщениях, пока что-то не пойдет не так.

Когда бренд оценивает партнеров по реализации, разговор обычно сосредотачивается на исходящих заказах: скорости доставки, составе перевозчиков, показателях точности, упаковке. Inbound едва достигает питч-дека. Но каждый заказ, отправляемый 3PL, должен поступать в первую очередь, и операционная дисциплина между поставщиком, сбрасывающим груз в док, и наличием запасов для исходящих заказов — это то, на что приходится значительная часть затрат, времени и трений.

Бренды учатся этому на собственном горьком опыте. Задержка получения означает, что товар находится на складе и не доступен для заказов. Оплата за работу, полученную вручную, возвращается. Расхождения в ASN усугубляются работой по сверке через несколько недель. Несоответствующий требованиям входящий трафик приводит к возникновению специальных сборов за проект, которые продавец не предусмотрел в бюджете. Ни одна из этих проблем не является абстрактной — они проявляются в виде сюрпризов при выставлении счетов, исключений из запасов и неудовлетворенных обращений в службу поддержки.

В этом посте рассказывается о том, как на самом деле работает прием входящих сообщений в ShipMonk: что мы принимаем, в чем заключаются распространенные причины сбоев и какие рычаги есть у брендов, чтобы сделать свой входящий процесс более быстрым и предсказуемым. Если вы оцениваете 3PL, воспринимайте это как контрольный список вопросов, которые можно задать любому, кого вы рассматриваете. Если вы уже являетесь торговцем ShipMonk, это карта того, что происходит за кулисами и где вы можете контролировать свои собственные результаты.

Что прибывает на наш док

ShipMonk получает грузы в нескольких конфигурациях, и способ структурирования груза в пункте отправления во многом определяет, как он будет обработан по прибытии.

Небольшие входящие посылки поступают через таких перевозчиков, как UPS, FedEx и USPS, обычно по одной или нескольким коробкам одновременно. Они самые простые с точки зрения получения: не требуется никакой предварительной записи, нет планирования причала, простой прием. Они также наиболее распространены среди брендов, отправляющих пополнение запасов из распределенной сети поставщиков или пересылающих образцы.

Грузовые перевозки на поддонах — это рабочая лошадка для брендов среднего и корпоративного уровня. Отгрузки LTL (неполная загрузка) поступают на поддонах, как правило, по мере пополнения запасов от производителя или контрактного склада. Для этого требуется планирование доков, координация встреч и структурированный прием по ASN. От того, являются ли поддоны одинарными, смешанными или многослойными, зависит то, сколько времени займет прием и какая проверка потребуется.

Контейнерный груз прибывает в порт и перегружается на объекты ShipMonk. Для брендов, импортирующих товары от зарубежных поставщиков, получение контейнеров является мостом между международной цепочкой поставок и выполнением заказов на внутреннем рынке. Их можно укладывать на поддоны или загружать на пол.

То, что мы принимаем, конфигурации, которые мы поддерживаем, и требования к назначению для каждой из них описаны в Руководстве по приему ShipMonk. Краткая версия: поддерживаются наиболее разумные входящие конфигурации, и чем больше предварительного уведомления и структуры предоставляет продавец, тем лучше потоки приема.

ASN: чего ожидать

Предварительное уведомление об отправке (ASN) — это документ, в котором ShipMonk сообщает, что, когда и что будет в нем. Каждая посылка, которую отправляет продавец, должна иметь соответствующий ASN, созданный до прибытия груза. Это непередаваемая инфраструктура: ASN — это то, что позволяет нашей принимающей команде сверять то, что физически прибыло, с тем, что должно было быть доставлено, и это то, что запускает рабочий процесс, который убирает запасы и делает их доступными для исходящих заказов.

Полный ASN на ShipMonk включает в себя:

Складское назначение. На какой объект будет отправлен груз. Категория. Что это за прием (стандартный заказ на поставку/ASN, перемещение запасов и т. д.). Номер ASN, поставщик, предполагаемая дата поставки. Метаданные идентификации, которые позволяют нам сопоставлять физические грузы с ожидаемыми запасами. Обрабатывающие единицы. Как поступает товар: коробки, поддоны или другие конфигурации. Номера отслеживания. Каждый номер отслеживания, связанный с отправкой, позволяет нам автоматически сопоставлять события регистрации и прибытия перевозчика с ASN. Подробности о продукте. SKU, ожидаемое количество, номер партии (для SKU с контролем партии), срок годности (для SKU с контролируемым сроком годности) и информация о штрих-коде. Документация. Коносамент, упаковочный лист, коммерческий счет или любые другие документы, которые помогут нашей принимающей команде проверить товар.

Полное пошаговое руководство находится в нашем документе поддержки «Создание заказа на получение». Необходимо усвоить, что полнота ASN — это самый большой рычаг, которым торговец может управлять своей собственной скоростью приема. Полный, точный и своевременный ASN — это разница между плавным процессом поставки на склад и ручным исключением, требующим труда с обеих сторон.

Номера отслеживания и видимость прибытия

ShipMonk сопоставляет номера отслеживания в ASN с событиями регистрации перевозчика и прибытия в док в режиме реального времени. Когда продавец вводит свои номера отслеживания при создании ASN, каждая посылка получает визуальный индикатор регистрации, который обновляется по мере ее прибытия, с указанием временных меток и источника событий (вручную, сканирование оператора связи или планирование стыковки DataDocks), записанных для каждой посылки.

Практический эффект: продавец, который вводит номера отслеживания при создании ASN, имеет возможность в режиме реального времени видеть, когда его груз попадает на наш док, без необходимости проверять поддержку обновлений.

Это тот вид операционной прозрачности, который очень важен для сложных 3PL-провайдеров, но часто отсутствует у менее зрелых операторов. Если вы оцениваете партнера по выполнению заказов, спросите, как он получает данные о прибытии и можете ли вы увидеть их, не заполняя заявку.

На причале: как на самом деле происходит получение

Как только груз прибывает, процесс получения запускается на основе ASN. В зависимости от того, какие данные предоставил продавец, это может пойти двумя путями.

Стандартный прием

Для большинства ASN наша приемная группа сканирует каждую коробку, когда она снимается с грузовика или поддона, подтверждает количество, сверяет данные о партии или сроке годности с тем, что указано в ASN, и направляет товар в соответствующее место назначения. SKU с контролем партии и срока действия требуют, чтобы эти данные были зафиксированы при получении, и наша команда проверяет, что физически поступило, на соответствие ожидаемым значениям ASN. Любые несоответствия фотографируются и загружаются в ASN для наглядности и сверки.

Получение коробки SSCC

Для продавцов, чьи поставщики уже наносят на картонные коробки этикетки GS1-128 SSCC (штрих-коды, обычно используемые для соблюдения требований розничной торговли такими каналами, как Walmart и Target), ShipMonk поддерживает их. Когда данные SSCC передаются в ASN посредством интеграции продавца, наша команда сканирует один штрих-код SSCC, и система получает все SKU и количество, связанные с этой поставкой. Это работает как для коробок с одним артикулом, так и для коробок со смешанными артикулами, с управляемым потоком подтверждения для коробок с несколькими товарами.

Механика важна, поскольку она исключает необходимость ручного построчного подтверждения для картонных грузов, которые уже структурированы для быстрого получения. Поставщики этикеток, подающие заявки на соблюдение требований розничной торговли, действительно работают на причале ShipMonk, а не только у розничных продавцов.

Для брендов, к которым это относится, операционная выгода реальна: сокращение времени доставки на склад, меньшее количество ручных ошибок, полная отслеживаемость на уровне упаковки от поставщика до складирования. Для брендов, чьи поставщики еще не наносят маркировку SSCC, но могут (обычно это любой, кто осуществляет доставку в крупный розничный канал), стоит спросить, может ли работа по маркировке проводиться у источника.

Добросовестное получение и проверка

Модель получения ShipMonk работает на основе «добросовестности»; предположение: мы уверены, что количество SKU, указанное на каждой упаковке, соответствует тому, что на самом деле находится внутри. Открытие и пересчет каждой коробки вручную увеличило бы рабочую силу на порядок и экономически невыгодно для большинства торговцев.

Над добросовестным получением мы накладываем проверку в тех точках, где ошибки действительно обнаруживаются: проверка партии и срока годности, сверка количества с ожидаемыми значениями ASN и фотографическая регистрация несоответствий, когда полученное отличается от обещанного. В результате получается процесс получения, который работает с оперативной скоростью, но достаточно четко помечает исключения, чтобы их можно было устранить до того, как они перерастут в проблемы с точностью инвентаризации в дальнейшем.

Если прием замедляется

Большинство задержек при получении связано с одной из немногих основных причин.

Неполные или отсутствующие номера ASN. Инвентарь, поступающий без соответствующего номера ASN, не может быть получен вопреки ожиданиям. ShipMonk рассматривает это как «необъявленное получение»; и уведомляет продавца по электронной почте о необходимости окончательного оформления ASN в течение трех рабочих дней. Если этого не произойдет, начнут взиматься специальные сборы за хранение. Решение простое: для каждой поставки необходимо создать ASN до ее прибытия.

Качество данных ASN. ASN с отсутствующими номерами отслеживания, неправильными ожидаемыми количествами или неверной информацией о SKU создает необходимость последующей работы по сверке. Принимающая группа отмечает несоответствия, продавец получает уведомление, а цикл разрешения добавляет время, прежде чем товар станет доступным. Бренды, которые рассматривают создание ASN как осторожный предварительный шаг, видят существенно более быстрое получение, чем те, которые рассматривают это как второстепенный шаг.

Несоответствующая маркировка и упаковка. В правилах приема ShipMonk указано, что должно быть видно на каждой коробке: название компании, номер ASN, SKU и количество. Картонные коробки, которые доставляются без этой информации, требуют ручной идентификации, за которую выставляется счет как специальный проект. Поддоны, которые доставляются поврежденными, перегруженными или имеют нестандартную конфигурацию, также вызывают обработку исключений. Большую часть этого можно предотвратить, сообщив требования ShipMonk к маркировке поставщику или контрактному упаковщику, который фактически наносит маркировку.

Отсутствующие или нечитаемые штрих-коды. Операции приема выполняются при проверке сканирования. Артикул без штрих-кода в системе или штрих-код, который ненадежно сканируется, замедляет все последующие операции. Добавление или исправление штрих-кодов во время создания ASN предотвращает это; если сделать это впервые на причале, это приведет к остановке.

Опоздание или отсутствие записи на прием. Грузы на поддонах и перевозки FTL требуют предварительной записи на доке на большинстве объектов. Входящий груз, прибывающий без назначенной встречи, может быть отклонен, перенесен или задержан на складе до тех пор, пока не откроется дверь дока. Система назначений — это не бюрократия, а то, как занятая приемная операция поддерживает пропускную способность. Работа с вашим оператором связи или поставщиком для планирования встреч через соединение DataDocks ShipMonk — это путь наименьшего сопротивления.

Триггеры специального проекта. Если товар прибывает несоответствующим требованиям, что препятствует стандартному получению, работа переходит к специальному проекту: ручная идентификация, изменение маркировки, переупаковка или другие корректирующие работы, выполняемые нашей командой. Специальные проекты являются платными. Некоторые из них неизбежны (поврежденный груз, проблемы с таможней), но большинство из них можно предотвратить, соблюдая требования на начальном этапе. Категории, которые запускают специальные проекты, описаны в нашем документе поддержки получения специальных проектов.

Где ускоряется получение

Те же факторы, которые замедляют получение, в вывернутом виде являются рычагами, ускоряющими его.

Полные и точные номера ASN, представленные до отправки груза. Номера отслеживания заполняются на уровне ASN, поэтому события прибытия совпадают автоматически. Артикул с действительными штрих-кодами в системе. Соответствующая маркировка на картонных коробках и поддонах. Запланированные встречи на доке для любого груза, который в нем нуждается. Документация загружается в ASN, чтобы помочь нашей принимающей команде проверить товар.

Для брендов, отправляющих картонные грузы от поставщиков, которые уже наносят этикетки SSCC GS1-128, передача данных SSCC в ASN посредством вашей интеграции разблокирует процесс автоматического получения на уровне коробки, описанный выше. Для брендов, чьи поставщики могли бы применять маркировку SSCC во время разговора, этот разговор стоит того. Этикетки уже появляются в цепочках поставок розничных каналов. Их использование в доке 3PL — следующий шаг.

Помимо рычагов, контролируемых продавцом, инфраструктура приема ShipMonk ускоряет процесс, в котором продавец выполняет свою часть работы: автоматическое сопоставление номеров отслеживания с событиями перевозчика, планирование стыковки DataDocks, получение с подтверждением сканирования по данным ASN, проверка партии и срока годности в момент получения, а также обработка исключений, четко маршрутизируемая в рабочий процесс специальных проектов, а не узким местом стандартной линии приема.

Как входящая информация передает остальную часть операции

Хорошо организованная операция по приемке – это не просто быстрая доставка инвентаря. Речь идет о создании основы данных, от которой зависит остальная часть операции.

Точность инвентаризации начинается на причале. Если SKU получен не по той линии, с неправильным количеством или без надлежащего учета партии, все последующие подсчеты, подборы и пополнения выполняются на основе неверных данных, пока кто-нибудь их не перехватит. Дисциплина в получении — это разница между 3PL-компанией с высокой точностью инвентаризации и той, точность которой со временем меняется.

Отслеживание партии начинается с момента получения. Для брендов в регулируемых категориях (здоровье, красота, нутрицевтики, пищевые добавки) сбор данных о партиях и сроках годности в момент получения — это то, что обеспечивает работу логики последующего отзыва, аудита и ротации. Пропустите его при получении, и данных не будет, когда они вам понадобятся.

Скорость исходящего трафика зависит от скорости входящего трафика. Инвентарь, который все еще находится в получении, невозможно забрать. Бренды, у которых циклы пополнения запасов ограничены или у которых не хватает запасов ключевых SKU, наиболее подвержены задержкам в получении. Чем быстрее операция приема, тем меньший буфер им необходимо поддерживать.

Омниканальная готовность зависит от входящей инфраструктуры. Инвестиции ShipMonk в прием коробок SSCC, структурированные данные ASN и отслеживаемость на уровне коробок являются частью более широкого оперативного направления, которое включает в себя рабочие процессы перекрестной докинга и приема одного TC. Для брендов, у которых одни и те же запасы поставляются в DTC, на рынок и в розничные каналы, входящая инфраструктура либо поддерживает эту сложность, либо ограничивает ее.

На что обращать внимание при входящих возможностях 3PL

Если вы оцениваете партнера по реализации, вот стартовый список вопросов, которые стоит задать. Глубина и конкретность ответов расскажут вам многое о том, соответствует ли входящая операция той сложности, которую потребует от нее ваша цепочка поставок.

Какие форматы ASN вы принимаете и каков путь программной передачи данных ASN? (Ввод пользовательского интерфейса, загрузка файлов, EDI, пользовательская интеграция.) Как вы обрабатываете сопоставление номеров отслеживания ASN с событиями регистрации оператора связи? Поддерживаете ли вы получение штрих-кода GS1-128 SSCC на картонных грузах? Если да, то каков путь установки? Как вы обрабатываете SKU с контролем партии и срока годности при получении? Каков ваш процесс обработки входящих поставок, не соответствующих требованиям, и сколько это стоит? Какие входящие конфигурации вы поддерживаете? (Мелкая посылка, LTL, FTL, контейнер.) Как осуществляется планирование встреч в доке? Через вашу систему, оператора связи или третью сторону? Какую входящую видимость я получу как продавец? Данные о прибытии в реальном времени, оповещения об исключениях или мне нужно спрашивать? Как происходит оплата приема? Фиксированная оплата за единицу, за коробку, почасовая оплата или какая-либо другая модель? Что происходит, когда что-то идет не так? Можете ли вы рассказать мне о ваших несоответствиях и рабочем процессе специальных проектов?

У сильных 3PL-специалистов есть четкие и конкретные ответы на все эти вопросы. Расплывчатые или квалифицированные ответы являются сигналом.

Где это заголовок

Входящие потоки через 3PL не являются фиксированной возможностью — они развиваются по мере того, как цепочки поставок торговых точек становятся более сложными, а требования к розничным каналам выталкивают все больше данных и структур вверх по течению.

Несколько направлений, на которые стоит обратить внимание: мандаты розничной торговли продолжают расширять использование меток SSCC и ASN на основе EDI, что означает, что инфраструктура данных, которая поддерживает быстрый прием 3PL и соответствие розничным каналам, все чаще становится одной и той же инфраструктурой. Бренды, которые создают это на уровне поставщика или контрактного производителя, получают выгоду на скамье подсудимых до того, как она потребуется на последующих этапах.

Кросс-докинг и сквозные рабочие процессы становятся все более актуальными для брендов, использующих омниканальность. Вместо получения, размещения и повторной комплектации запасов некоторые конфигурации направляют груз напрямую от входящего к исходящему этапу в зависимости от существующего спроса на заказы. Для этого необходимы жестко структурированные входящие данные и четкое соответствие ASN заказу. Этому способствуют инвестиции в получение SSCC и структурирование рабочих процессов ASN.

Наконец, по мере того, как бренды растут, а их сети поставщиков становятся более распределенными, последовательность и предсказуемость входящих операций возрастают. Процесс получения, который надежно работает при 10 входящих поставках в месяц, должен работать и при 100 без пропорционального роста накладных расходов. Описанные выше операционные рычаги — дисциплина ASN, соответствующая маркировка, гигиена штрих-кодов, планирование встреч — легче выработать в качестве привычек заранее, чем модернизировать под давлением большого объема.

Если вы являетесь действующим продавцом ShipMonk и у вас есть вопросы по оптимизации входящего процесса, ваш менеджер по работе с продавцами станет подходящей отправной точкой. Если вы оцениваете ShipMonk как партнера по выполнению заказов, свяжитесь с нашей командой, и мы расскажем вам, как будет выглядеть ваш конкретный входящий процесс.